E-Mail-Disclaimer: Unser Guide

Wenn Sie bisher keinen Disclaimer am Ende Ihrer E-Mail-Signatur verwendet haben, ist es jetzt an der Zeit, das zu ändern. In diesem Guide erfahren Sie alles darüber, was Sie wissen müssen.

Seien wir einmal ehrlich: Die meisten von uns verschwenden keinen Gedanken an E-Mail-Disclaimer, wenn wir auf „Senden“ klicken.

Was durchaus bemerkenswert ist, wenn man bedenkt, dass es sich dabei um eine der wichtigsten Komponenten einer E-Mail-Signatur handelt. Zumindest, wenn Sie sensible Informationen sicher handhaben und die DSGVO-Vorschriften einhalten wollen - beispielsweise bei einem Gespräch zwischen Ihnen als Anwalt und einem Ihrer Mandanten im Kontext eines heiklen Falls.

Aber es ist nicht leicht, zu wissen, wie man den ersten Schritt in Sachen E-Mail-Disclaimer macht. Zum Beispiel muss man sich Fragen stellen wie:

• Welche Art von E-Mail-Disclaimer benötige ich für meine Branche?
• Wie schreibe ich einen vorschriftsmäßigen E-Mail-Disclaimer?
• Wo sollte der Disclaimer platziert werden?

Im folgenden Guide beantworten wir diese und viele weitere Fragen.

Was ist ein E-Mail-Disclaimer?

Ein E-Mail-Disclaimer ist ein Textblock, der unter einer E-Mail folgt. Wenn Sie eine E-Mail-Signatur verwenden, erscheint er normalerweise ganz am Ende der Signatur.

Ein solcher Disclaimer dient Empfängern als Warnung vor diversen Szenarien, die mit dem Inhalt einer E-Mail zu tun haben.

Warum brauche ich einen E-Mail-Disclaimer?

E-Mail-Disclaimer sind zentral wichtig, egal ob Sie für sich selbst oder für ein Unternehmen arbeiten.

Der Grund dafür ist, dass Disclaimer Sie vor Anschuldigungen in Bezug auf mangelnde Sorgfaltspflicht schützen.

Sie können sich mit Disclaimern also viel Ärger ersparen, wenn es im Zuge Ihrer E-Mail-Sequenzen einmal zu Szenarien kommen sollte, auf deren Entstehen Sie keinen Einfluss hatten.

Verschiedene Arten von E-Mail-Disclaimern

E-Mail-Disclaimer bzgl. Vertraulichkeit

Angenommen, Sie haben versehentlich persönliche Daten an die falsche Person geschickt.

Wenn Sie einen Vertraulichkeits-Disclaimer haben, verschafft Ihnen dieser ein zusätzliches Level an Schutz für sich und Ihr Unternehmen, weil Sie nicht beschuldigt werden können, gegen Vertraulichkeitsvereinbarungen verstoßen zu haben.

Mehr dazu finden Sie im Abschnitt über branchenspezifische Disclaimer. Wenn Sie täglich sensible Informationen handhaben, sind Vertraulichkeits-Disclaimer ein echtes Asset.

E-Mail-Disclaimer bzgl. Virenübertragung

Computerviren lassen sich nicht zu 100 % ausschließen. Aber wenn sie einmal vorkommen, ist es alles andere als ideal, die Schuld dafür in die Schuhe geschoben zu bekommen.

Am Ende Ihrer E-Mails einen Disclaimer mit Bezug zu Virenübertragungsgefahren einzufügen, ist daher eine sinnvolle Vorsichtsmaßnahme. Denn letztendlich ist es die Verantwortlichkeit des Empfängers, E-Mails auf Viren zu überprüfen.

E-Mail-Disclaimer bzgl. Anspruchsausschlüssen

Es ist praktisch unmöglich, jede einzelne E-Mail zu verfolgen, die in einem Unternehmen versandt wird.

Aus diesem Grund ist ein E-Mail-Disclaimer, der einen Anspruchsausschluss enthält, so praktisch. Damit sind die Manager nicht für den Inhalt der von ihren Mitarbeitern versendeten E-Mails verantwortlich und es kann auf Basis von deren Nachrichten kein Anspruch gegenüber der Firma begründet werden.

Wenn sich ein Mitarbeiter also irgendeine Art von Fehltritt geleistet hat, können Sie als Vorgesetzter dann nicht zur Verantwortung gezogen werden.

E-Mail-Disclaimer bzgl. persönlicher Meinungsäußerung

Ein solcher funktioniert ähnlich wie der Anspruchsausschluss. Er trennt die persönliche Meinung eines Mitarbeiters von der des Unternehmens.

Das Unternehmen haftet so nicht für die von Mitarbeitern geäußerten Meinungen.

E-Mail-Disclaimer bzgl. Empfängerverwechslung

Das haben wir alle schon einmal erlebt. Das gefürchtete: „Hoppla, ich habe die E-Mail an die falsche Person verschickt.“

Aber mit dem korrekten E-Mail-Disclaimer können Sie auch hier eine Haftung von vornherein ausschließen.

Es ist dann die Verantwortung des Empfängers, sich zu melden und mitzuteilen, dass er die E-Mail fälschlicherweise erhalten hat.

E-Mail-Disclaimer bzgl. DSGVO-Konformität

DSGVO steht für Datenschutz-Grundverordnung. Diese ist in der EU und der EWG Vorschrift.

Doch auch wenn Sie nicht in dieser Region ansässig sind, ist sie mit hoher Wahrscheinlichkeit für Sie relevant. Denn selbst ohne entsprechende Ansässigkeit Ihrerseits könnte eine solche bei Ihren Empfängern durchaus der Fall sein.

Unterm Strich ist der DSGVO-E-Mail-Disclaimer deshalb so wichtig, weil er drei Dinge auf einmal leistet:

Wie sollte ein E-Mail-Disclaimer formuliert sein?

Die Formulierung Ihres Disclaimers sollte einfach und leicht verständlich sein. Außerdem sollte der Disclaimer mit einer der folgenden Formulierungen eingeleitet werden:

Es ist wichtig, diese Art von Formulierungen zu wählen, denn sie sind effektvoll und geeignet, die Aufmerksamkeit der Empfänger unmittelbar auf sich zu ziehen.

Branchenspezifische Beispiele für E-Mail-Disclaimer

In manchen Berufen sind Disclaimer unerlässlich. Wir haben nachfolgend einige Beispiele von Berufen aufgeführt, in denen täglich mit privaten und vertraulichen Informationen umgegangen wird.

Rechtsanwalt

Als Anwalt haben Sie üblicherweise mit sehr persönlichen Fällen zu tun.

Wenn jedoch einmal Informationen aufgrund von Ereignissen durchsickern, auf die Sie keinen Einfluss hatten, möchten Sie nicht einer Verletzung der Sorgfaltspflicht bezichtigt werden.

Selbst wenn Sie nur eine Besprechung mit einem Kunden vereinbaren, sollten Sie immer einen Disclaimer einfügen. Hängen Sie ihn einfach am Ende Ihrer Anwalts-E-Mail-Signatur an.

Immobilienmakler

Wenn Sie als Immobilienmakler einen Disclaimer vergessen, könnte das sogar einen Deal gefährden.

Schließlich sind hohe Transaktionen und sensible persönliche Daten eine gefährliche Mischung.

Um unnötige Probleme zu vermeiden, kopieren Sie den Disclaimer einfach am Ende Ihrer E-Mail-Signatur hinein und klicken Sie auf Speichern. Dann wird er automatisch unter der Schlussformel Ihrer E-Mails angezeigt.

Medizinische Berufe

Als Patienten erwarten wir, dass unsere Daten stets geschützt werden.

Wenn es dann doch einmal zu einem Datenleck kommt, könnte Ihr Ruf als Arzt in Gefahr sein, vor allem, wenn Sie in Ihrer E-Mail-Vorlage keinen Disclaimer eingefügt haben. Mit einem solchen werden Empfänger gewarnt, dass sie Sie sofort benachrichtigen müssen, wenn diese nicht der beabsichtigte Adressat der E-Mail sein sollten.

Disclaimer für E-Mail-Signaturen: Die Kernpunkte

Das waren eine Menge Informationen auf einmal. Falls Sie sich nicht alles merken konnten, haben wir die wichtigsten Erkenntnisse aus diesem E-Mail-Disclaimer-Guide nachfolgend noch einmal übersichtlich für Sie zusammengefasst:

• Ein E-Mail-Disclaimer ist ein allgemeiner Warnhinweis in Bezug auf den Inhalt einer E-Mail. Er bietet Personen, die in einem Unternehmen arbeiten, einen gewissen rechtlichen Schutz und begrenzt die Haftung.
• E-Mail-Disclaimer haben üblicherweise einen der folgenden Bezüge:

1. Vertraulichkeit
2. Übertragung von Viren
3. Anspruchsausschluss
4. Empfängerverwechslung
5. Persönliche Meinungsäußerung
6. DSGVO-Konformität

• Der Wortlaut sollte kurz und bündig sein und eine Formulierung wie „Bitte beachten Sie“ am Anfang enthalten.
• In einigen Branchen sind E-Mail-Disclaimer unverzichtbar.

FAQs zu E-Mail-Signatur-Disclaimern

Ist ein Disclaimer eine Warnung?

Ja - er informiert jemanden über ein Risiko. Im Zusammenhang mit versendeten E-Mails warnen Disclaimer die Empfänger beispielsweise, dass es nicht der Verantwortung des Unternehmens zuzurechnen ist, wenn Inhalte von Gesprächen nach außen dringen.

Wie fügt man einen Disclaimer am besten in eine E-Mail ein?

Es ist am besten, einen Haftungsausschluss am Ende einer E-Mail einzufügen, unter die Stelle, an die Sie normalerweise Ihre Schlussformel setzen.

Wenn Sie eine E-Mail-Signatur erstellen, kopieren Sie den Haftungsausschluss und fügen Sie ihn an genau dieser Stelle ein.

Sie können Ihren Disclaimer auch über ein Generator-Tool hinzufügen, indem Sie die entsprechende Option im Generator aktivieren.

Wie schreibe ich einen Disclaimer, der auf externe Absender hinweist?

E-Mail-Disclaimer, die externe Absender erwähnen, warnen die Empfänger, dass die versendete E-Mail von außerhalb der Empfängerorganisation stammt. Man macht den Empfänger damit darauf aufmerksam, dass es in seiner Verantwortung liegt, zu prüfen, ob die E-Mail sicher ist.

Man könnte einen solchen Disclaimer beispielsweise folgendermaßen formulieren:

„Achtung: Diese E-Mail stammt von außerhalb Ihres Unternehmens/ Ihrer Organisation. Klicken Sie nicht auf Links oder öffnen Sie keine Anhänge, es sei denn, Sie vertrauen dem Absender und können die Sicherheit des Inhalts verifizieren.“

Kann man einen generischen E-Mail-Disclaimer in seine Signatur kopieren?

Der grundlegende Wortlaut von E-Mail-Disclaimern ändert sich nicht wirklich. Theoretisch also ja. Aber beim Hineinkopieren gibt es etwas sehr Wichtiges zu beachten. Wenn Sie den Disclaimer von einem anderen Unternehmen übernommen haben, müssen Sie ihn sehr sorgfältig durchlesen, um sicherzustellen, dass keine Daten oder Informationen mit Bezug zu diesem Unternehmen enthalten sind.

Sie können diesen zusätzlichen Kontrollaufwand ganz einfach vermeiden, indem Sie Ihren eigenen Text verfassen. Auf diese Weise können Sie sich außerdem eine Menge potenzieller Probleme ersparen. Denn nur ein kleiner Fehler im Disclaimer und Sie könnten haftbar gemacht werden.

Schützt ein Disclaimer denn wirklich?

Ja. Die Nutzung eines Disclaimers bedeutet, dass das Unternehmen nicht haftbar gemacht werden kann, wenn im Zusammenhang mit den E-Mails etwas schief geht. Das liegt daran, dass der Empfänger durch den expliziten Haftungsausschluss im Disclaimer über das jeweilige Risiko aufgeklärt wurde.

Wie fügt man einen E-Mail-Disclaimer in Gmail ein?

1. Melden Sie sich bei Gmail an.
2. Öffnen Sie „Einstellungen“ und klicken Sie auf „Alle Einstellungen aufrufen“.
3. Scrollen Sie unter „Allgemein“ nach unten zu „Signatur“.
4. Klicken Sie auf eine Signatur oder auf „Neu erstellen“ unter der Registerkarte „Keine Signaturen“.
5. Geben Sie Ihren gewünschten Signaturtext in das vorgesehene Textfeld ein.
6. Kopieren Sie dann Ihren E-Mail-Disclaimer unter die Stelle, an die Sie Ihre Schlussformel gesetzt haben.

Hier eine beispielhafte Reihenfolge:

Mit freundlichen Grüßen,

[Ihr Name]

[Ihr E-Mail-Disclaimer]

Sie können die Schlussformel in diesem Beispiel natürlich nach Belieben anpassen.

Wie fügt man einen E-Mail-Disclaimer in Outlook ein?

1. Melden Sie sich bei Outlook an.
2. Öffnen Sie „Einstellungen“.
3. Geben Sie „Signatur“ in das Suchfeld ein.
4. Klicken Sie auf „E-Mail-Signatur“.
5. Geben Sie Ihren gewünschten Signaturtext in das vorgesehene Textfeld ein.
6. Kopieren Sie dann Ihren E-Mail-Disclaimer unter die Stelle, an die Sie Ihre Schlussformel gesetzt haben.

Sie sollten dabei die folgende Reihenfolge beachten. Auch hier ist es natürlich Ihnen überlassen, mit welcher Schlussformel Sie sich verabschieden.

Mit freundlichen Grüßen,

[Ihr Name]

[Ihr E-Mail-Disclaimer]

Jetzt wissen Sie also, warum E-Mail-Disclaimer so zentral wichtig sind. Warten Sie deshalb nicht länger: Vermeiden Sie potenzielle rechtliche Komplikationen und sichern Sie sich anhand von E-Mail-Disclaimern noch heute mit entsprechenden Haftungsausschlüssen ab.