Die Best Practices im E-Mail-Signatur-Marketing

Es wird Sie nicht überraschen, dass die E-Mail das am häufigsten genutzte Medium in der B2B-Kommunikation ist.

In der Tat werden jeden Tag weltweit rund 125 Milliarden Geschäfts-E-Mails ausgetauscht. Und in jeder einzelnen steckt eine goldene, jedoch häufig ungenutzte Marketingchance.

Indem Sie das Marketingpotenzial Ihrer E-Mail-Signatur voll ausschöpfen, können Sie jedem Ihrer Empfänger präzise vermitteln, worum es Ihnen und Ihrer Marke geht. Aber wie macht man es richtig?

In unserem Beitrag haben wir die wichtigsten Aspekte für Sie zusammengefasst. Wenn Sie die folgenden 12 Tipps befolgen, wird der Erfolg Ihres E-Mail-Signatur-Marketings nicht lange auf sich warten lassen:

1. Konsistenz zeigen

Xink hat es einst treffend formuliert: Konsistenz ist die Regel Nummer 1 in Bezug auf Markenbildung.

Verwenden Sie ein unternehmensweites E-Mail-Signatur-Template oder unternehmensweite E-Mail-Signatur-Richtlinien, um sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter nach demselben Muster vorgehen. Ein konsistenter Ansatz für das E-Mail-Signatur-Marketing stärkt Markenidentität und Brand Awareness.

2. Aber: Abwechslungsreich bleiben!

Dies mag nach Tipp Nr. 1 leicht paradox klingen.

Was wir damit jedoch meinen, ist: Konsistenz muss nicht gleichbedeutend mit ständiger, monotoner Wiederholung sein. Solange Sie sich an das Leitmotiv halten, können Sie Ihre E-Mail-Signatur variieren, je nach

• … dem Absender und seiner Rolle

• … dem Empfänger

Indem Sie ein auf Ihre Kollegen und deren jeweilige Rolle im Unternehmen zugeschnittenes E-Mail-Signatur-Template erstellen, stellen Sie sicher, dass die E-Mail-Signatur jedes einzelnen Mitarbeiters für die Empfänger relevant ist.

Ihr Sales-Team könnte zum Beispiel eine andere E-Mail-Signaturvorlage verwenden als Ihr Marketing-Team.  Sie könnten außerdem auf eine andere E-Mail-Signatur für interne Nachrichten setzen als für die E-Mails, die Sie an Bestandskunden oder Prospects senden.

Damit wird sichergestellt, dass der Ton und die Botschaft stets für den jeweiligen Kontext angemessen sind.

• … dem, ob es sich bei Ihrer E-Mail um eine Antwort, eine Weiterleitung oder eine erste Korrespondenz handelt

 Mit einer reduzierten Signatur für Antworten und Weiterleitungen ersparen Sie Ihren Empfängern, sich durch eine Kette von E-Mail-Signaturen und langatmigen Haftungsausschlüssen durcharbeiten zu müssen.

3. Ihre Zielgruppe ansprechen

E-Mail-Signatur-Marketing ist genauso wertvoll und effektiv wie jede andere B2B-Marketingkampagne - und sollte daher auch dementsprechend gehandhabt werden.Das bedeutet im Klartext: Sie würden schließlich keine Kampagne schalten, ohne dabei Ihre Zielgruppe entsprechend zu berücksichtigen.

Warum sollte dies also bei Ihrem E-Mail-Signatur-Marketing anders sein?

Es gilt, die Bedürfnisse und Pain Points Ihrer Zielgruppe zu verstehen und Ihre E-Mail-Signatur entsprechend anzupassen. Setzen Sie - wie bei anderen Kampagnen auch - auf keinen Fall auf Inhalte, die für Ihre Empfänger nicht relevant sind.

4. Testen

Wie immer im Marketing gilt: Testen ist extrem wichtig. Ihre E-Mail-Signaturen müssen vielseitig einsetzbar sein, daher müssen Sie ihre Kompatibilität auf verschiedenen Plattformen und Bildschirmgrößen testen.

Das ist deshalb wichtig, da verschiedene E-Mail-Clients Ihre E-Mail-Signatur möglicherweise nicht auf die gleiche Weise anzeigen. Und nicht nur das: Sie wird außerdem je nach dem Gerät, auf dem sie angezeigt wird, unterschiedlich dargestellt.

Es ist darüber hinaus ratsam, gezielt die Ergebnisse Ihrer E-Mail-Signatur-Marketing Strategien zu messen und zu evaluieren. Auf diese Weise lässt sich ermitteln, was funktioniert und was nicht, sodass Sie Ihre folgenden Kampagnen dementsprechend ausrichten können.

5. Schlicht und einfach halten

Eine wirkungsvolle E-Mail-Signatur ist unkompliziert, übersichtlich und leicht lesbar.

Dies bedeutet:

• Es sollte nur auf 1 oder 2 Schriftarten und Schriftgrößen gesetzt werden
• Es sollten maximal 2 Farben verwendet werden (vorzugsweise aus der Farbpalette Ihrer Corporate Identity)

Sie sind sich nicht sicher, wie Sie Ihre Signatur möglichst elegant gestalten können? Tabellen und/oder Trennlinien sind eine hilfreiche Methode, um für Ordnung und Übersichtlichkeit zu sorgen. Vergessen Sie nicht: Schlichtheit kommt nie aus der Mode.

6. Einen klaren CTA einfügen

Ein klarer und prägnanter Handlungsaufruf kann in Ihrem E-Mail-Signatur-Marketing den entscheidenden Unterschied zwischen Erfolg und Misserfolg ausmachen. Einige Beispiele für effektive CTAs sind: 

• Eine Einladung, Ihrem sozialen Netzwerk beizutreten 

• Ein Angebot, Ihren Newsletter zu abonnieren

• Ein Link zu Ihrem Blog

Die Erweiterung um eines dieser Elemente wird Ihre E-Mail-Signatur grundlegend verändern. Sie ist damit nicht nur eine Quelle von Kontaktinformationen, sondern wird zu einem Instrument der Lead-Generierung, das Ihre Empfänger zu einer kontinuierlichen Interaktion mit Ihnen und Ihrer Marke anregt.

Der CTA ist also ein echter Gamechanger!

7. Auf dem Laufenden bleiben

Dieser Tipp mag auf den ersten Blick offensichtlich erscheinen. Aber Sie würden sich wundern, wie oft dieser Aspekt vergessen wird. Jede Information in Ihrer E-Mail-Signatur muss korrekt und aktuell sein. Überprüfen Sie Ihre E-Mail-Signatur regelmäßig, um sicherzustellen, dass alles weiterhin genauso aktuell ist wie zuvor und sämtliche Links noch wie gewünscht funktionieren.

Denn wie Sie sich sicher denken können, lässt es Ihr Unternehmen nicht sehr professionell aussehen, wenn Sie in dieser Hinsicht nachlässig sind.

8. Fügen Sie Links zu Ihren sozialen Netzwerken hinzu

Es ist auf jeden Fall empfehlenswert, in Ihre E-Mail-Signatur Icons aufzunehmen, die zu Ihren Social-Media-Profilen verlinken. Dies ist eine großartige Möglichkeit, den Traffic in Ihren sozialen Netzwerken zu erhöhen und das Brand Engagement Ihrer Empfänger auf einem konstanten Niveau zu halten. Aber aufgepasst: Es ist nicht empfehlenswert, zu sämtlichen nur denkbaren sozialen Plattformen zu verlinken, nur weil Sie zufällig dort vertreten sind.

Setzen Sie nur auf die Plattformen, die relevant sind, regelmäßig verwendet werden und für einen professionellen Kontext geeignet sind.

9. Hinzufügen relevanter Marketing-Inhalte

Wollen Sie Ihrer E-Mail-Signatur einen echten Mehrwert verleihen? Warum binden Sie dann nicht ein Marketing-Banner in Ihre Signatur ein, das auf eine bevorstehende Veranstaltung, einen aktuellen Podcast oder einen neuen Blogbeitrag aufmerksam macht? 

Dies ist eine großartige Möglichkeit, relevanten Content direkt in die Posteingänge Ihrer Empfänger zu schicken. Aber gehen Sie dabei wählerisch vor.Überfrachten Sie Ihre E-Mail-Signatur nicht mit zu viel Inhalt. Welche Inhalte Sie auch immer in Ihre Signatur aufnehmen, stellen Sie sicher, dass sie durchgehend aktuell und relevant sind.

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10. Ein Bildelement verwenden

Das Hinzufügen eines grafischen Elements zu Ihrer E-Mail-Signatur ist ein kluger Schachzug. Es macht Ihre Signatur visuell auffällig und einprägsam und stärkt gleichzeitig die Brand Awareness.

Sie könnten zum Beispiel darüber nachdenken, folgende Elemente einzubeziehen:

• Ein professionelles Porträtfoto von Ihnen

• Ihr Firmenlogo

Aber egal, für welches Bildelement Sie sich am Ende entscheiden: Achten Sie immer auf ein gutes Gleichgewicht zwischen Text und Bild. Zu viel von einem der Bestandteile lässt Ihre E-Mail-Signatur schnell verzerrt erscheinen.

11. Farben mit Bedacht einsetzen

Farbige Akzente sind eine hervorragende Möglichkeit, Ihre E-Mail-Signatur hervorzuheben und aufzufallen. Achten Sie nur darauf, dass sie mit Ihrem Corporate Branding vereinbar sind. Verwenden Sie außerdem keine Farben, die miteinander kollidieren oder das Auge irritieren.

Und wie wir bereits erwähnt haben (siehe Tipp Nr. 5), sollten Sie sich an nicht mehr als 1 oder 2 Komplementärfarben halten, um sicherzustellen, dass Ihre Signatur elegant und stilvoll aussieht.

Ein weiterer Profi-Tipp: Am besten ist es, Ihre Kontaktinformationen in der Farbe des E-Mail-Texts zu halten.

12. Richtig formatieren

Die richtige Formatierung gehört zweifellos zum kleinen Einmaleins des E-Mail-Signatur-Marketings. Wenn Ihre E-Mail-Signatur falsch formatiert ist, war all die harte Arbeit, die Sie in Content und Design gesteckt haben, umsonst. Beauftragen Sie im Zweifelsfall einen Experten mit der korrekten Programmierung.

Denn hier dürfen Sie nichts falsch machen!

So viel zu unseren Best Practices im E-Mail-Signatur-Marketing. Wir hoffen, dass Ihnen diese 12 Tipps bei der Navigation durch die Welt des E-Mail-Signatur-Marketings behilflich sein werden.

Falls Sie Interesse an weiteren ähnlichen Inhalten haben: Der Mailtastic-Blog ist voller wertvoller Beiträge zum Thema E-Mail-Signatur-Marketing und vielem mehr.

 Wir freuen uns auf Ihren Besuch!