Wie man E-Mail-Signaturen erfolgreich in unterschiedlichen Abteilungen einsetzt

E-Mail-Signaturen und ihre Wirkung werden nicht selten unterschätzt.

Das Wichtigste ist, sich bewusst zu machen, dass es keine magische Formel oder allgemeingültige Einheitslösung gibt. Bei empfängerbasierten Kampagnen sollten Sie Ihre E-Mail-Signatur direkt auf den Adressaten zuschneiden. Der Adressat ist jedoch nicht der einzige Faktor, wenn es um die Personalisierung Ihrer E-Mail-Signatur geht.

Auch der Absender muss berücksichtigt werden. Wer Sie sind, welche Funktion Sie haben und für welche Abteilung Sie arbeiten, das alles macht einen großen Unterschied bei der Frage, was Sie in Ihre E-Mail-Signatur aufnehmen sollten.

Betrachten Sie es einmal von der folgenden Warte aus: Jede Abteilung innerhalb einer Organisation hat ihre ganz eigenen, spezifischen Ziele, die sich in der Korrespondenz ihrer Mitarbeiter widerspiegeln müssen.

Daher sollte Ihre E-Mail-Signatur direkt an die Ziele Ihres Teams und an seine Positionierung innerhalb des Unternehmens bzw. der Branche anknüpfen. Darauf aufbauend werden wir im Folgenden darauf eingehen, wie Sie Ihre E-Mail-Signatur für die folgenden 3 Abteilungen optimieren können:

1. Sales
2. Customer Success
3. HR

Wir werden Ihnen einige wichtige Ansätze und Tools an die Hand geben, anhand derer Sie sicherstellen können, dass Ihre E-Mail-Signatur immer die richtige Botschaft vermittelt, ganz gleich, welche Rolle Sie in Ihrer Firma einnehmen. Doch bevor wir beginnen, eine kleine Randbemerkung: Wenn Ihre Abteilung hier nicht aufgeführt ist, bedeutet das nicht, dass Sie Ihre E-Mail-Signatur getrost missachten können. Unabhängig von Ihrer Funktion oder Abteilung ist es wichtig, dass Sie Ihre E-Mail-Signatur personalisieren, um sicherzustellen, dass Sie ihr Potenzial voll ausschöpfen.

Eines ist sicher: Das Ergebnis wird Sie für den Aufwand mehr als entschädigen.

1. Sales

Der beste Weg, eine abteilungsspezifische E-Mail-Signatur zu erstellen, besteht darin, sie auf den grundlegenden Zielen aufzubauen, die Ihr Team erreichen möchte.

Denken wir also einmal über die gängigen Ziele nach, die sich B2B-Sales-Abteilungen üblicherweise setzen. Im Wesentlichen handelt es sich dabei um die folgenden:

• Sie wollen potenzielle Kunden ansprechen und ihnen den Wert ihres Produkts/ ihrer Dienstleistung aufzeigen.

• Sie wollen den potenziellen Kunden zeigen, dass sie die Antwort auf ihre Probleme haben.

• Sie wollen die Kunden ermutigen, in die jeweils nächste Phase des Verkaufsprozesses überzugehen.

Ob Sie es glauben oder nicht, eine E-Mail-Signatur kann all dies für Sie tun!

Und das Beste daran: Sie erfordert minimalen Aufwand, bietet aber maximale Ergebnisse. Alles, was Sie jetzt noch tun müssen, ist, sich einen CTA zu überlegen, der eines (oder jedes) dieser Ziele widerspiegelt.

Ein solcher CTA kann zum Beispiel folgende Handlungen beinhalten:

• einen ROI-Rechner nutzen (um potenziellen Kunden zu zeigen, welche positiven Auswirkungen Ihr Produkt/ Ihre Dienstleistung für sie haben könnte)

• Produktvideo ansehen

• Demo anfordern

• Leitfäden zu den Produkteigenschaften anzeigen

Alle diese Optionen sind geeignet, potenzielle Kunden anzulocken und sie dazu zu bringen, mehr über den versprochenen Nutzen der angebotenen Handlung erfahren zu wollen.

Eine weitere Möglichkeit ist, ein professionelles Foto in die E-Mail-Signaturen Ihrer Sales-Mitarbeiter einzubinden. So wirken sie gleich viel sympathischer und es wird potenziellen Kunden leichter fallen, eine Verbindung zu ihrem Gesprächspartner herzustellen, da sie dem Namen ein Gesicht zuordnen können.

2. Customer Success

Wie schon bei der Sales-Abteilung sollten wir uns zunächst die wichtigsten Ziele des Customer-Success-Teams vergegenwärtigen, um dann im Anschluss entsprechend daran arbeiten zu können, eine E-Mail-Signatur zu erstellen, die diese Ziele berücksichtigt.

Was sind also die wichtigsten Ziele von Customer-Success-Teams?

• Sie wollen Kunden darüber aufklären, wie sie das Beste aus ihrem Produkt/ihrer Dienstleistung herausholen können.

• Sie wollen bei Kunden das Vertrauen erzeugen, dass das Team alles über das Produkt/ die Dienstleistung weiß, was es zu wissen gibt.

• Sie wollen die Kundenzufriedenheit auf konstant hohem Niveau halten, indem sie Kunden die ihnen zur Verfügung stehenden Potenziale bewusst machen.
• Sie wollen Lerneffekte und Engagement-Levels der Kunden über die gesamte Geschäftsbeziehung hinweg auf konstant hohem Niveau halten.

So weit, so gut. Aber wie können diese Ziele in einer E-Mail-Signatur reflektiert werden? Versuchen Sie es doch einmal mit der Aufnahme dieser Komponenten:

• Kontaktinformationen für den Kundensupport

• Empfehlungslinks

• Details zu neuen Produktveröffentlichungen/ -aktualisierungen

Sie werden überrascht sein, wie gut das funktioniert.

3. HR

Lassen Sie uns zuallererst wieder über die Hauptziele eines typischen HR-Teams nachdenken. Sobald wir das getan haben, können wir uns überlegen, wie wir sie mit Hilfe von E-Mail-Signatur-Marketing erreichen können.

In HR-Abteilungen geht es vor allem darum:

• neue Talente zu finden und zu sichern sowie
• Talenten die Instrumente an die Hand zu geben, die sie für ihren Erfolg im Unternehmen benötigen.

Es liegt also quasi auf der Hand, wie die HR-Abteilung die E-Mail-Signatur zu ihrem Vorteil einsetzen kann:

Die Mitarbeiten könnten zum Beispiel einen CTA beifügen, der aktuelle Stellenangebote aufführt und potenziellen neuen Mitarbeitern einen Blick in die Unternehmenskultur bietet. Man weiß nie, wer darauf stoßen wird!

Sowohl Anzeigen für bestimmte Stellenangebote als auch ein allgemeines „Wir stellen ein!“-Banner funktionieren hervorragend. (Es versteht sich von selbst, dass diese mit den detaillierten Stellenbeschreibungen und/ oder der Bewerbungsseite verlinkt sein müssen).

Und wenn Sie derzeit keine Mitarbeiter einstellen, wie wäre es, wenn Sie eines der folgenden Elemente integrieren?

• Ein Team-Vorstellungsvideo

• Ein Interview mit dem CEO

• Einführung in das Büro/ den Arbeitsbereich

• Statistiken, die die einzigartige Kultur Ihres Unternehmens widerspiegeln

 All dies sind vielversprechende Möglichkeiten, das Interesse von Empfängern zu wecken, die gut zu Ihrer Unternehmenskultur passen könnten.

Und wer weiß, wohin das führen wird!

Wir hoffen, dass dies eine praktische Anleitung für Sie war, wie Sie Ihre E-Mail-Signatur am besten auf Ihre diversen Abteilungen zuschneiden.

Denken Sie daran: Ihre E-Mail-Signatur sollte Sie, Ihre Rolle und die Ziele und Ambitionen Ihres Teams widerspiegeln. Wenn Sie das beachten, wird der Erfolg nicht lange auf sich warten lassen.

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