E-Mail-Signaturen sind für eine professionelle Kommunikation unverzichtbar. Sie schaffen Wiedererkennung und Vertrauen und lenken die Aufmerksamkeit auf wichtige Unternehmensinhalte.
Bei der Erstellung und Verwaltung von Signaturen stellen sich jedoch schnell Fragen:
- Wie stellen wir Signaturen den Mitarbeitenden zur Verfügung?
- Was, wenn Kontaktdaten unternehmensweit geändert werden müssen?
- Und was tun, wenn Signaturen nicht richtig angezeigt werden?
Hier kommt die IT-Abteilung ins Spiel. Sie ist der beste Ansprechpartner für die Erstellung, Einbindung und Optimierung von Signaturen. Allerdings kostet das die IT-Abteilung Zeit, Geld und Ressourcen.
In diesem Artikel erklären wir die mit dem E-Mail-Signatur-Management verbundenen Kosten, wie diese gesenkt werden können und wie eine professionelle E-Mail-Signatur-Management-Software dabei hilft.
Der Status quo der manuellen E-Mail-Signaturverwaltung
Viele Unternehmen beauftragen die IT-Abteilung damit, E-Mail-Signaturen für die Mitarbeitenden einzurichten. Das Problem: Die IT-Mitarbeitende haben bereits einen stressigen Alltag – die Verwaltung und Pflege von E-Mail-Signaturen stellt eine zusätzliche Belastung dar.
Dabei spielt es keine Rolle, ob die Signaturen manuell auf den Rechnern der Mitarbeitenden eingerichtet oder selbstgebaute Lösungen mit Skripten und dem Directory genutzt werden. Beide Ansätze bedeuten zusätzlichen Arbeitsaufwand oder Einschränkungen im Design der Signaturen:
Manuelle Erstellung und Aktualisierung:
IT-Mitarbeitende erstellen oft Vorlagen, die von den Mitarbeitenden genutzt werden, um ihre Signaturen direkt im E-Mail-Client einzurichten. Aber das Ergebnis ist oft ungewiss: Mitarbeitende können Fehler machen oder das Design ändern, was dazu führt, dass die Signatur gar nicht oder nicht korrekt angezeigt wird.
Alternativ können IT-Administratoren die E-Mail-Signaturen für jeden Mitarbeitenden am PC oder Laptop einrichten. Diese Methode ist jedoch oft nicht skalierbar und kann Probleme bereiten, wenn das Unternehmen wächst oder bei komplexeren Unternehmensstrukturen.
Wissen Sie, was Sie die manuelle Verwaltung von E-Mail-Signaturen kostet? Berechnen Sie hier Ihren jährlichen Zeit- und Kostenaufwand für Ihre IT:
Zentrale Verwaltung mit Skripten und Verzeichnisdaten:
Die Nutzung von Skripten für E-Mail-Signaturen ist oft nicht flexibel im Design, insbesondere bei Signatur-Bannern, die regelmäßig aktualisiert werden müssen, zum Beispiel für Veranstaltungen. Zudem erfordert diese Lösung technisches Know-how, weshalb die Verantwortung für die Signaturen vollständig bei der IT liegt. Unternehmen, die Wert auf ein einzigartiges Branding legen, stoßen hier schnell an ihre Grenzen.
Zeit ist Geld: Die Kosten der manuellen Signaturverwaltung
Vielen Unternehmen ist nicht bewusst, wie viele Ressourcen für die Verwaltung der E-Mail-Signaturen aufgebracht werden müssen. Das Erstellen, Implementieren und Pflegen der E-Mail-Signaturen erzeugt ständig zusätzliche Arbeit: Anleitungen müssen erstellt und geteilt werden, was oft zu unzähligen Nachfragen führt. Ganz zu schweigen von den Stunden, die für die Behebung von Fehlern investiert werden müssen. Diese Aufgaben fallen zusätzlich zu den ohnehin schon vielfältigen Aufgaben und Verantwortungen in der IT-Abteilung an. Das bedeutet für das Unternehmen: höhere Kosten und Arbeitszeit, die anderswo für wichtige IT-Projekte wie Sicherheitszertifizierungen fehlt.
Bei der manuellen Einbindung der Signaturen entsteht ein erhöhter Arbeitsaufwand. Jede Änderung der Kontaktdaten erfordert neue Aktualisierungen der Signaturen. Zu den häufig anfallenden Aufgaben gehören:
- Signaturen für neue Mitarbeitende erstellen
- Jobtitel ändern
- Namensänderungen bei Heirat
- Umstrukturierungen von Abteilungen
- Änderungen der Unternehmensanschrift
Werden die Signaturen manuell verwaltet, können auch immer Fehler auftreten. Das bedeutet wiederum mehr Arbeit: Die IT-Spezialisten müssen die Fehler mühsam beseitigen. Kommt es an mehreren Arbeitsplätzen zu Fehlern, häufen sich die Tickets für die IT-Abteilung und der Arbeitsaufwand steigt.
Fehlerhafte oder fehlende E-Mail-Signaturen können auch extern für Probleme sorgen. Kunden, Zulieferer und andere Personen außerhalb Ihres Unternehmens bemerken diese Fehler, was zu einem Vertrauensverlust führen kann. Ihre Signaturen sind wie digitale Visitenkarten, die auch beim Markenaufbau helfen.
Wie E-Mail-Signatur-Software Aufwand und Kosten minimiert
Wie können Unternehmen das E-Mail-Signatur-Management besser gestalten? Immer mehr Unternehmen greifen auf E-Mail-Signatur-Software zurück, die zur Verwaltung und Steuerung der Signaturen verwendet werden kann. Mit einer solchen Lösung können Signaturen zentral erstellt, aktualisiert und verwaltet werden.
Nachfolgend die Vorteile von E-Mail-Signatur-Software im Detail:
Zeitersparnis:
Die Zeit für die manuelle Bearbeitung von Aufgaben kann durch automatische Prozesse minimiert werden. Das bedeutet weniger Kosten und eine Entlastung der IT-Mitarbeitenden.
Einmal implementiert, können Signaturen mit einem zentralisierten E-Mail-Management-Tool in wenigen Klicks erstellt, aktualisiert und ausgerollt werden. Fehler lassen sich ebenso schnell beheben.
Viele E-Mail-Signatur-Softwarelösungen synchronisieren sich automatisch mit dem Directory. So sind Signatur-Informationen immer aktuell und Signaturen für neue Mitarbeitende können in Sekunden bereitgestellt werden. Die IT muss kaum noch aktiv werden, um Signaturen zu verwalten.
Einfache Umsetzung:
Auch die Mitarbeitenden profitieren davon. Anstatt die Signaturen mühevoll selbst einrichten zu müssen, erscheint die aktuelle E-Mail-Signatur automatisch im E-Mail-Client. Das reduziert Rückfragen an die IT und führt zu weniger Support-Tickets, was die IT-Abteilung entlastet.
E-Mail-Nutzer sehen beim Verfassen einer E-Mail ihre Signaturen und Banner, die sie der E-Mail hinzufügen können.
Compliance:
Heutzutage müssen E-Mails einen hohen Compliance-Standard erfüllen und den Absender klar identifizieren. Geschäftliche E-Mails müssen alle Informationen aus dem Impressum enthalten, die die Identität des Unternehmens betreffen. In Deutschland sind alle im Handelsregister eingetragenen Unternehmen dazu verpflichtet.
Demnach müssen in E-Mails unter anderem folgende Angaben enthalten sein:
- Firmenname
- Bezeichnung der Rechtsform
- Ort der Handelsniederlassung
- Registergericht und Nummer, unter der die Firma im Handelsregister eingetragen ist
Eine Software zur Verwaltung der E-Mail-Signaturen schafft hier Abhilfe: Rechtlich relevante Informationen können mühelos und einheitlich in die Signaturen eingefügt werden, um den gesetzlichen Vorgaben gerecht zu werden. Diese Informationen können zentral aus der Signatur-Software in alle E-Mail-Signaturen eingetragen werden.
E-Mail-Signatur mit einem Disclaimer, der alle für das Impressum erforderlichen Angaben enthält.
Steuerung der Zugangsrechte:
E-Mail-Signaturen werden fast immer technisch durch die IT-Abteilung umgesetzt. Andere Faktoren, wie das Design, werden in der Regel durch andere Abteilungen entworfen. Um einen kollaborativen Prozess zu fördern, können Zugangsrechte in der Signatur-Software vergeben werden.
So kann die IT nach der Implementierung der Signatur-Software auch andere Abteilungen wie Marketing die Verwaltung der E-Mail-Signaturen überlassen. Die IT behält die Kontrolle über die technische Seite der E-Mail-Signaturen, während das Marketing für Design, Branding und Marketing-Kampagnen mit Signatur-Bannern verantwortlich ist.
Beispiel Mailtastic: Das Marketing-Team kann in einer intuitiven Plattform selbständig Signatur-Banner erstellen und zentral an Abteilungen ausrollen.
So wählen Sie die passende E-Mail-Signatur-Software aus
Heutzutage bietet der Markt eine große Auswahl an Lösungen für das Management von E-Mail-Signaturen an. Daher bleibt die kritische Frage: Welche Software ist die richtige für mich?
Ein Vergleich verschiedener E-Mail-Signatur-Softwarelösungen zeigt: Jedes Programm bietet seine eigenen Vorteile und Funktionen. Bei der Wahl der passenden Software kommt es darauf an, wie Ihr Unternehmen organisiert ist und welche Features für Sie besonders wichtig sind.
Mailtastic bietet Ihnen Funktionen zur Signatur-Verwaltung und -Marketing: Von der Erstellung Ihrer E-Mail-Signaturen über das Rollout an die Mitarbeitenden bis zur Durchführung von Marketingkampagnen.
Wenn Sie auf der Suche nach einer Signatur-Lösung sind, mit der Sie schnell und einfach Signaturen verwalten, E-Mail-Nutzer Signaturen zentral zur Verfügung gestellt bekommen und das Marketing die Verwaltung langfristig übernehmen kann, ist Mailtastic richtig für Sie.
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