E-Mail-Signaturen sind primär aus der persönlichen Korrespondenz bekannt. Eine Signatur am Ende einer E-Mail hat nicht nur den Vorteil, notwendige Informationen wie Kontaktdaten bereitzustellen, sondern vermittelt ebenfalls einen persönlichen Eindruck. Der Empfänger bekommt das Gefühl, von einem Mitarbeiter direkt angesprochen zu werden anstatt ein unpersönliches Massenmailing zu erhalten.
Das Einfügen einer E-Mail-Signatur ist nicht nur „nettes Beiwerk“, sondern unter Umständen Pflicht. Das am 01.01.2007 in Kraft eingetretene "Gesetz über elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister sowie das Unternehmensregister" (EHUG), das sich an die EU-Publizitätsrichtlinie 2003/58/EG orientiert, regelt die entsprechenden Vorgaben. Eine geschäftsmäßige E-Mail, die ein „Geschäftsbrief“ darstellt, müssen in der Regel eine E-Mail Signatur enthalten. Unternehmen, Selbständige etc., die im Handelsregister (OHG, KG, GmbH, UG, AG sowie im Handelsregister eingetragene Einzelunternehmer) eingetragen sind, eine E-Mail-Signatur zu integrieren.
Doch E-Mail-Signaturen können auch für Marketing-Kampagnen sinnvoll eingesetzt werden. Der Vorteil beim E-Mail-Marketing gegenüber anderen Formen des Direktmarketings liegt in dem höheren Zuspruch und der geringeren Streuverluste. Kaum ein anderes Werbemedium erlaubt Unternehmen eine derartig personalisierte Kundenansprache. Mithilfe von Variablen und Attributen ist nicht nur eine genaue Kampagnenaussteuerung möglich. Mit Hilfe weniger Klicks fügen Sie Signaturen in die HTML-Vorlagen für Newsletter oder andere Mailings ein. Ein professionelles Signaturmanagement ermöglicht die passgenaue Auswahl der relevanten Informationen und Bilder, beispielsweise Unternehmenslogos oder Social Media Icons und zielgruppenspezifische Marketing-Banner, wie sie Mailtastic anbietet.
Geschickt eingesetzt erhöhen E-Mail-Signaturen in Marketing-Kampagnen die Interaktionsrate und führen letztendlich zu mehr Umsatz. In diesem Artikel geben wir Ihnen 6 Anregungen, wie Sie Signaturen effektiv im E-Mail-Marketing verwenden können.
Im täglichen Geschäftsprozess sind automatisierte Mailings nach bestimmten Handlungen des Kunden (Kauf, Registrierung, Kündigung) gängige Praxis. Durch den persönlichen Eindruck, den Signaturen diesen E-Mails geben, kann hier die Erfolgsquote gesteigert werden. Im Folgenden stellen wir Ihnen drei Beispiele für sinnvolle Einsatzmöglichkeiten vor.
Ihr Kunde hat bei Ihnen ein bestimmtes Produkt gekauft, die Lizenz für eine Software erworben oder einen bestimmten Service gebucht. Um sicherzustellen, dass er seine erworbene Leistung bestmöglich nutzen kann, bietet sich eine automatisierte Nachfrage per E-Mail an, beispielsweise um den Kunden einige Tage nach dem Kauf an die Aktivierung der Software zu erinnern oder nach den Erfahrungen mit dem neuen Produkt zu fragen.
Doch erscheint diese E-Mail zu unpersönlich, ist die Chance, hierauf eine Reaktion oder Antwort zu erhalten, sicherlich geringer als nach einem persönlicheren Mailing. Mit einer E-Mail-Signatur wird Ihrem Kunden das Gefühl gegeben, einer Ihrer Mitarbeiter erkundigt sich persönlich nach dem Gelingen und gibt ihm individuelle Tipps.
Eine weitere Chance besteht darin, Kunden mit Hilfe eines Banners in der Signatur zusätzliche Informationen zu liefern, beispielsweise verwandte Produkte oder Services, die das Gekaufte sinnvoll ergänzen. Auch können hier Informationen für die optimale Nutzung des Neuerwerbs gegeben werden.
Kunden kündigen Abonnements von Software, Verträge für Services oder Mitgliedschaften. Die Gründe hierfür sind vielseitig, von der Unzufriedenheit mit dem Preis-Leistungs-Verhältnis oder der Qualität über einen veränderten Bedarf bis hin zu Unwissen über die optimale Nutzung. Das macht es für Unternehmen so wertvoll zu erfahren, was die Gründe für eine Kündigung waren.
Wird diese Bitte um Feedback vom Empfänger als persönliche Anfrage von Mitarbeitern verstanden, deren E-Mail-Signaturen im Mailing verwendet werden, eröffnet dies die Chance auch eine persönliche, an diesen Mitarbeiter gerichtete Antwort zu erhalten. Wirkt die E-Mail dagegen zu automatisiert, könnte der Eindruck entstehen, das Feedback werde ohnehin nicht persönlich gelesen und berücksichtigt. Die persönliche Note dagegen gibt das Gefühl, gehört und ernst genommen zu werden, vielleicht sogar eine persönliche Antwort erhalten zu können. Insbesondere bei Gründen, die in mangelndem Verständnis für die Vorteile und Möglichkeiten des gekündigten Service liegen, ermöglicht dies, mit dem Kunden in Dialog zu treten und ihn vielleicht sogar zurück zu gewinnen.
Bewertungsplattformen sind für Unternehmen aus einer Vielzahl an Gründen wertvoll. Beispielsweise können sie für das (lokale) Ranking in den Suchmaschinen eine Rolle spielen. Natürlich helfen sie auch bei der Neukundenakquise, indem sie Kaufvorbehalte senken. Es ist eine sinnvolle Praxis, Kunden nach einer bestimmten Zeit nach dem Kauf (der Registrierung oder dem Vertragsabschluss für eine Serviceleistung) um eine Bewertung zu bitten. Erhält der Kunde diese E-Mail von einem ihm bereits bekannten Mitarbeiter an Stelle eines unpersönlichen eher anonymen Mailings, ist auch hier die Chance größer, dass der Bitte Folge geleistet wird. Eine Alternative hierzu ist, in einem anderen Mailing direkt nach dem Kauf über einen Banner in der Signatur um eine Bewertung zu bitten (siehe Neukundenaktivierung).
Nicht nur automatisierte Mailings, auch einmalige Kampagnen profitieren von E-Mail-Signaturen. Drei denkbare Beispiele:
Zu besonderen Anlässen, beispielsweise Feiertagen, Schlussverkauf, Kollektionswechsel oder Firmenjubiläen, Gutscheine an Bestandskunden zu verschicken, ist eine gängige Möglichkeit, die Anzahl an Käufen zu erhöhen. Signaturen vermitteln hier das Gefühl, nicht einer unter vielen Empfängern zu sein, die einen Gutscheincode erhalten haben, sondern ein persönliches Angebot von einem Mitarbeiter. Wie in den anderen Beispielen auch, ist es die Kombination aus geschickter direkter namentlicher Ansprache des Empfängers und der Signatur, die der E-Mail-Kampagne einen persönlichen individuellen Anstrich verleiht.
Umfragen sind ein wertvolles Tool, um die Wünsche und Vorschläge aber auch die persönliche Situation von Kunden zu ermitteln und für die gezielte Ansprache oder die Ausrichtung des eigenen Produkt- oder Serviceangebots zu nutzen. E-Mail ist hierbei ein wichtiger Kanal, Teilnehmer für diese Umfrage zu finden. Die Signatur hilft hier dabei, Empfängern das Gefühl zu geben, ein Mitarbeiter interessiere sich persönlich für die Meinung. Die Motivation, die Fragen zu beantworten, kann hierdurch erhöht werden.
Auch hier besteht die Möglichkeit das Ganze über ein extra dafür vorgesehenes Mailing zu verschicken oder bei anderen (handgeschriebenen) Mails oder (automatisierten) Mailings als Call-to-Action in die E-Mail-Signatur mit einzubauen.
Regelmäßig versendete Newsletter erscheinen oft in einem sehr professionellen, mitunter aufwendigen Design, das den Eindruck von Seriosität und Professionalität erweckt. Bewusst heben sich solche Mailings von den persönlichen E-Mails ab. Es gibt jedoch auch den gegensätzlichen Trend im E-Mail Marketing: Newsletter im HTML-Format zu versenden, in dem Banner, Bilder und Links verwendet werden, jedoch kein Template. Hier ist eine E-Mail-Signatur eine sinnvolle Ergänzung, denn sie unterstreicht den persönlichen Eindruck.
Aus dem gesichtslosen Unternehmensnewsletter wird das persönliche Schreiben eines Menschen an einen anderen. Die persönliche Identifikation mit dem Absender kann so verbessert, die Glaubwürdigkeit und Authentizität erhöht werden. Zudem können über Banner in der Signatur ergänzende aktuelle Informationen grafisch eingebunden werden. Der Eindruck einer persönlichen E-Mail geht mit dieser Praxis aber trotzdem nicht verloren.
Zwar sind E-Mail-Signaturen bisher noch vor allem aus persönlichem Kontakt zwischen zwei oder mehreren Personen bekannt, doch lassen sie sich geschickt für das E-Mail-Marketing einsetzen. Die Einsatzmöglichkeiten sind vielseitig. In diesem Artikel hoffen wir, Ihnen einen kleinen Einblick und erste Anregungen für Ihre eigene Unternehmenspraxis gegeben zu haben.
Sind Sie neugierig auf unser E-Mail-Signatur-Marketing geworden? Gerne zeigen wir Ihnen in einer Demo, was Mailtastic Ihnen ermöglicht.