Wie sieht eine professionelle E-Mail-Signatur aus?

Die gute alte E-Mail-Signatur - dieser kleine, unscheinbare Infoblock, der am Ende einer Geschäfts-E-Mails steht und dem Empfänger alles über den Absender verrät, was er wissen muss.

Wenn Sie alles richtig machen, bietet die Signatur Ihnen die Möglichkeit, Ihre E-Mails mit Stil und Professionalität abzuschließen und Ihren E-Mails womöglich sogar das gewisse Etwas zu verleihen. Denn die Signatur ist ein visueller Eindruck von Ihnen und Ihrer Marke, der dem Empfänger noch lange nach dem Schließen seines Posteingangs in Erinnerung bleiben kann. Die Signatur kann sogar auch neue Leads generieren, Ihr Customer Engagement über eine Reihe von Marketing-Channels hinweg steigern und eine effiziente Option zur Etablierung von CTAs sein.

Allzu oft jedoch verfehlen E-Mail-Signaturen ihr Ziel. Wenn Sie versuchen, zu viele Informationen auf einmal unterzubringen, wirken Signaturen schnell überladen und ungeordnet. Wenn Sie sie falsch formatieren, werden sie womöglich schlecht oder gar nicht lesbar sein.

In diesem Artikel erfahren Sie alles, was Sie über professionelle Signaturen wissen müssen:

1. Was ist eine E-Mail-Signatur?
2. Warum Sie eine E-Mail-Signatur brauchen
3. Welche Informationen in Ihre E-Mail-Signatur gehören (und was nicht)
4. Wie Sie Ihre E-Mail-Signatur perfektionieren
5. Die "Dos and Don'ts" der Formatierung

Was ist eine E-Mail-Signatur?

Eine E-Mail-Signatur ist ein Textblock am Ende einer E-Mail, der die beruflichen Kontaktdaten und Firmen-Informationen enthält. Die E-Mail-Signatur sagt Ihren Empfängern, wer Sie und Ihr Unternehmen sind und wie sie Kontakt mit Ihnen oder anderen relevanten Stellen in Ihrem Unternehmen aufnehmen können.

Einige E-Mail-Signaturen enthalten außerdem Bilder, Hyperlinks und anklickbare Call-to-Actions (CTAs), die für den E-Mail-Empfänger potentiell relevante Angebote, Produkte und Dienstleistungen bewerben.

E-Mail-Signaturen sind vom Hauptteil der E-Mail separiert und sollten den Inhalt Ihrer eigentlichen Nachricht nicht überlagern. Vielmehr schließt eine Signatur Ihre E-Mail ab.

Warum Sie eine E-Mail-Signatur brauchen

Bei E-Mail-Signaturen geht es um mehr als der Welt Ihre Berufsbezeichnung und Ihre Kontaktdaten wissen zu lassen. Eine Signatur ist auch Teil Ihrer Unternehmenskommunikation. 

Die E-Mail-Signatur hat einen starken Einfluss auf den bleibenden Eindruck, die jede einzelne Ihrer versendeten E-Mails potentiell auf den jeweiligen Empfänger hinterlässt.

Wenn Sie alles richtig machen, wird Ihre E-Mail-Signatur…

• ... Ihren Empfängern alle wichtigen Kontaktinformationen zu Ihnen und Ihrem Unternehmen in übersichtlicher und leicht verdaulicher Form zur Verfügung stellen.
• ... Ihre Marke stärken, indem sie inhaltlich und visuell ein einheitliches Bild hinterlässt.
• ... dafür sorgen, dass Ihre E-Mail in permanent überfüllten Posteingängen aus der Masse hervorsticht.
• ... über Hyperlinks Traffic generieren und zu Ihren sozialen Kanälen leiten.
• ... Ihren E-Mails Professionalität, Stil und das gewisse Etwas verleihen.
• ... eine unternehmensweite Markenkonsistenz sicherstellen, indem alle Mitarbeiter eine ähnliche Vorlage verwenden

E-Mail-Signaturen sind also auch für das Marketing relevant. Ein wenig Zeit und Energie in die Perfektionierung Ihrer E-Mail-Signatur zu investieren, ist definitiv Gold wert.

Übersichtlichkeit und Mobil-Optimierung sind wichtig bei E-Mail-Signaturen.

Welche Informationen in Ihre E-Mail-Signatur gehören (und was nicht)

E-Mail-Signaturen müssen vor allem informativ sein. Aber das bedeutet nicht, dass sie auch öde sein müssen. Die Kardinalregel, wenn es um Inhalte geht, lautet: Machen Sie es kurz und bündig.

Eine Signatur ist nicht der richtige Ort, um eine lange Liste Ihrer Leistungen abzuspulen, Ihr inspirierendes Lieblingszitat zum Besten zu geben oder einen Link zu jedem nur denkbaren Social-Media-Kanal einzufügen. Ganz im Gegenteil: Weniger ist – wie bei so vielen Dingen – hier oft mehr.

Ein häufiger Fehler ist es, die E-Mail-Signatur mit einem Übermaß an Informationen zu überfrachten. Wollen Sie Ihre Leser dazu bringen, sich tatsächlich mit Ihrer Signatur auseinanderzusetzen? Eine klare, prägnante und straffe E-Mail-Signatur wird den gewünschten Effekt mit höherer Wahrscheinlichkeit erzielen.

Die 2 absoluten Must-Haves in einer E-Mail-Signatur sind:

• Ihr vollständiger Name
• Der Name Ihres Unternehmens

Es wäre jedoch sinnvoll, auch die folgenden Punkte zu berücksichtigen:

• Ihre geschäftliche Rufnummer
• Ihre Stellenbezeichnung
• Icons der wichtigsten soziale Medien, die mit Ihren Unternehmensprofilen verlinkt sind
• Ihr Firmenlogo
• Ein Link zu Ihrer Firmenwebsite und Ihrem Blog
• Die registrierte Adresse Ihres Unternehmens

Und vielleicht sogar:

• Ein einfacher Call-to-Action, wie z. B. ein Hinweis auf Ihr neuestes Webinar oder White Pape
• Ein professionelles Porträtfoto, damit die Empfänger der E-Mail ein Gesicht zuordnen können

Beachten Sie: Die rechtlichen Anforderungen in der E-Mail-Signatur gilt es nicht zu unterschätzen. Recherchieren Sie, welche Gesetze in Ihren Märkten gelten und ob Sie verpflichtet sind, entsprechende Klauseln anzufügen.

Im Folgenden werden wir Ihnen einige Dinge nennen, die Sie NICHT in Ihre E-Mail-Signatur aufnehmen sollten:

• Links zu Ihren persönlichen Social-Media-Profilen oder Ihrer privaten Website
• Ihre private Telefonnummer oder Adresse
• Stichpunktlisten
• Ihre Lieblingszitate
• Persönliche Leistungen

Selektivität und guter Stil sind das A und O, wenn es um die Gestaltung Ihrer E-Mail-Signatur geht. Vergewissern Sie sich, dass Sie nur die wirklich wichtigen Informationen einbinden und verabschieden Sie sich von all dem überflüssigen Rest.

Wie Sie Ihre E-Mail-Signatur perfektionieren

An dieser Stelle können Sie ein wenig kreativ werden. Die Gestaltung des Erscheinungsbilds und Layouts Ihrer E-Mail-Signatur ist Ihre Chance, Ihre Persönlichkeit und den einzigartigen Stil Ihrer Marke zu demonstrieren. Aber, nochmal: Halten Sie es schlicht. Ein übermäßig aufwändiges Design lenkt den Fokus des Empfängers von den Informationen ab, die Sie zu präsentieren versuchen.

Mehrere Dinge sind hierbei zu beachten:

• Beschränken Sie Farben und Schriftarten auf ein Minimum, um sicherzustellen, dass Ihre E-Mail-Signatur glatt und wohlkoordiniert aussieht.
• Verwenden Sie Tabellen oder Trennlinien, um das Design übersichtlich, ordentlich und optisch ansprechend zu halten.
• Gestalten Sie Ihre E-Mail-Signatur so, dass das Auge auf die Elemente gelenkt wird, die Sie als am wichtigsten erachten

Die "Dos and Don'ts" der Formatierung

Selbst wenn Ihr Content gut ist und Ihr Design überzeugt: Wenn Sie Ihre E-Mail-Signatur nicht richtig formatieren, wird alles umsonst gewesen sein. Eine falsche Formatierung kann dazu führen, dass Ihre E-Mail-Signatur gestreckt oder verzerrt, zu klein zum Entziffern oder überhaupt gar nicht erst sichtbar wird.

Hier sind ein paar Tipps aus unserer Erfahrung hinsichtlich der Formatierung Ihrer Signaturen:

• Do: Machen Sie die Signatur mobilfreundlich. 46 % aller E-Mail-Öffnungen erfolgen von mobilen Geräten, daher ist es wichtig, dass Ihr Design auf einer Reihe unterschiedlicher Bildschirmgrößen gut darstellbar ist.
• Don’t: Packen Sie nicht die gesamte Signatur in ein Bildformat. Dies erhöht die Größe der E-Mail, was dazu führen kann, dass die Signatur als Anhang gespeichert und/ oder automatisch blockiert wird. Ganz zu schweigen davon, dass Sie es Ihren Empfängern unmöglich machen, Ihre Informationen auf einfache Art und Weise aus der Signatur herauszukopieren.
• Don’t: Verweiden Sie – wo möglich – HTML-Formatierungen. Denn HTML kann zu Problemen mit Ihrem Layout führen, wenn die E-Mail-Programme Ihrer Empfänger dieses blockieren.
  
  

Starten Sie durch im E-Mail-Signatur-Marketing

Und wie lassen sich Signaturen jetzt im Marketing nutzen? Unser Handbuch für B2B-Marketer gibt Ihnen viele Tipps: