Die gute alte E-Mail-Signatur - dieser kleine, unscheinbare Infoblock, der am Ende einer Geschäfts-E-Mails steht und dem Empfänger alles über den Absender verrät, was er wissen muss.
Wenn Sie alles richtig machen, bietet die Signatur Ihnen die Möglichkeit, Ihre E-Mails mit Stil und Professionalität abzuschließen und Ihren E-Mails womöglich sogar das gewisse Etwas zu verleihen. Denn die Signatur ist ein visueller Eindruck von Ihnen und Ihrer Marke, der dem Empfänger noch lange nach dem Schließen seines Posteingangs in Erinnerung bleiben kann. Die Signatur kann sogar auch neue Leads generieren, Ihr Customer Engagement über eine Reihe von Marketing-Channels hinweg steigern und eine effiziente Option zur Etablierung von CTAs sein.
Allzu oft jedoch verfehlen E-Mail-Signaturen ihr Ziel. Wenn Sie versuchen, zu viele Informationen auf einmal unterzubringen, wirken Signaturen schnell überladen und ungeordnet. Wenn Sie sie falsch formatieren, werden sie womöglich schlecht oder gar nicht lesbar sein.
In diesem Artikel erfahren Sie alles, was Sie über professionelle Signaturen wissen müssen:
Eine E-Mail-Signatur ist ein Textblock am Ende einer E-Mail, der die beruflichen Kontaktdaten und Firmen-Informationen enthält. Die E-Mail-Signatur sagt Ihren Empfängern, wer Sie und Ihr Unternehmen sind und wie sie Kontakt mit Ihnen oder anderen relevanten Stellen in Ihrem Unternehmen aufnehmen können.
Einige E-Mail-Signaturen enthalten außerdem Bilder, Hyperlinks und anklickbare Call-to-Actions (CTAs), die für den E-Mail-Empfänger potentiell relevante Angebote, Produkte und Dienstleistungen bewerben.
E-Mail-Signaturen sind vom Hauptteil der E-Mail separiert und sollten den Inhalt Ihrer eigentlichen Nachricht nicht überlagern. Vielmehr schließt eine Signatur Ihre E-Mail ab.
Bei E-Mail-Signaturen geht es um mehr als der Welt Ihre Berufsbezeichnung und Ihre Kontaktdaten wissen zu lassen. Eine Signatur ist auch Teil Ihrer Unternehmenskommunikation.
Die E-Mail-Signatur hat einen starken Einfluss auf den bleibenden Eindruck, die jede einzelne Ihrer versendeten E-Mails potentiell auf den jeweiligen Empfänger hinterlässt.
Wenn Sie alles richtig machen, wird Ihre E-Mail-Signatur…
E-Mail-Signaturen sind also auch für das Marketing relevant. Ein wenig Zeit und Energie in die Perfektionierung Ihrer E-Mail-Signatur zu investieren, ist definitiv Gold wert.
E-Mail-Signaturen müssen vor allem informativ sein. Aber das bedeutet nicht, dass sie auch öde sein müssen. Die Kardinalregel, wenn es um Inhalte geht, lautet: Machen Sie es kurz und bündig.
Eine Signatur ist nicht der richtige Ort, um eine lange Liste Ihrer Leistungen abzuspulen, Ihr inspirierendes Lieblingszitat zum Besten zu geben oder einen Link zu jedem nur denkbaren Social-Media-Kanal einzufügen. Ganz im Gegenteil: Weniger ist – wie bei so vielen Dingen – hier oft mehr.
Ein häufiger Fehler ist es, die E-Mail-Signatur mit einem Übermaß an Informationen zu überfrachten. Wollen Sie Ihre Leser dazu bringen, sich tatsächlich mit Ihrer Signatur auseinanderzusetzen? Eine klare, prägnante und straffe E-Mail-Signatur wird den gewünschten Effekt mit höherer Wahrscheinlichkeit erzielen.
Die 2 absoluten Must-Haves in einer E-Mail-Signatur sind:
Es wäre jedoch sinnvoll, auch die folgenden Punkte zu berücksichtigen:
Und vielleicht sogar:
Beachten Sie: Die rechtlichen Anforderungen in der E-Mail-Signatur gilt es nicht zu unterschätzen. Recherchieren Sie, welche Gesetze in Ihren Märkten gelten und ob Sie verpflichtet sind, entsprechende Klauseln anzufügen.
Im Folgenden werden wir Ihnen einige Dinge nennen, die Sie NICHT in Ihre E-Mail-Signatur aufnehmen sollten:
Selektivität und guter Stil sind das A und O, wenn es um die Gestaltung Ihrer E-Mail-Signatur geht. Vergewissern Sie sich, dass Sie nur die wirklich wichtigen Informationen einbinden und verabschieden Sie sich von all dem überflüssigen Rest.
An dieser Stelle können Sie ein wenig kreativ werden. Die Gestaltung des Erscheinungsbilds und Layouts Ihrer E-Mail-Signatur ist Ihre Chance, Ihre Persönlichkeit und den einzigartigen Stil Ihrer Marke zu demonstrieren. Aber, nochmal: Halten Sie es schlicht. Ein übermäßig aufwändiges Design lenkt den Fokus des Empfängers von den Informationen ab, die Sie zu präsentieren versuchen.
Mehrere Dinge sind hierbei zu beachten:
Selbst wenn Ihr Content gut ist und Ihr Design überzeugt: Wenn Sie Ihre E-Mail-Signatur nicht richtig formatieren, wird alles umsonst gewesen sein. Eine falsche Formatierung kann dazu führen, dass Ihre E-Mail-Signatur gestreckt oder verzerrt, zu klein zum Entziffern oder überhaupt gar nicht erst sichtbar wird.
Hier sind ein paar Tipps aus unserer Erfahrung hinsichtlich der Formatierung Ihrer Signaturen:
Und wie lassen sich Signaturen jetzt im Marketing nutzen? Unser Handbuch für B2B-Marketer gibt Ihnen viele Tipps: