Wie TELE Haase Signaturen verwaltet und Banner flexibel einsetzt – ohne IT-Aufwand

Website: www.tele-online.com
Branche: Elektrotechnik
Unternehmensgröße: ca. 100 Mitarbeitenden 
Mail Client: Outlook 
Mailtastic Plan: E-Mail-Signatur-Marketing

TELE Haase, Expertin für Überwachungs-, Steuerungs- und Automatisierungs-Technik, setzt die E-Mail-Signaturen von Mailtastic ein, um: 

• unternehmensweit konsistente Signaturen mit relevanten Informationen (z. B. Social Media Links) zu erstellen
• gezielte Botschaften über Signatur-Banner an E-Mail-Empfänger:innen zu kommunizieren
• die IT zu entlasten und dem Marketing mehr Freiraum bei der Gestaltung von Signaturen und Bannern zu geben

Marketing-Kommunikation ohne Streuverluste

Schnelle Bearbeitung von Signaturen, einfacher Wechsel von Bannern und einheitliche sowie ansprechende Signaturen für alle Mitarbeitenden: Das waren die Ziele, die TELE Haase mit Mailtastic erreichen wollte.

Daniela Ertl wollte auf die verstärkte Präsenz in den sozialen Medien aufmerksam machen und wieder mehr Kontrolle über das Erscheinungsbild und die Informationen in den Signaturen haben.

Neben der Verwaltung der Signaturen erkannte Daniela Ertl auch das Potenzial für das Marketing. Mithilfe von Bannern können Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in ihren E-Mails genau die richtige Zielgruppe erreichen und aus verschiedenen Bannern den passenden für ihre:n E-Mail-Empfänger:in auswählen.

Wir sprachen mit Daniela darüber, wie sie mit Mailtastic einheitliche Signaturen erstellt hat, die sie nun auch für die Marketingkommunikation nutzt, zum Beispiel für Messeauftritte, Produktneuheiten oder Partner:innenprogramme.

„Vor Mailtastic wäre es nie möglich gewesen, für einen Messeauftritt drei oder vier Wochen lang ein Signatur-Banner einzufügen. Das wäre vom Aufwand her einfach nicht machbar gewesen. Mit Mailtastic können wir die Signaturen jetzt schnell und flexibel anpassen und so wichtige Inhalte zum richtigen Zeitpunkt kommunizieren.“ 

- Daniela Ertl, Kommunikation & Social Media Marketing @TELE Haase

Vor Mailtastic

Komplizierte & manuelle Aufwände 

Welches Problem wollten Sie mit Mailtastic lösen?

„Vor Mailtastic mussten wir sehr viel manuell anpassen, um E-Mail-Signaturen zu bearbeiten. Dabei ging viel Zeit verloren, die effizienter genutzt werden könnte. 

Zudem kam immer wieder die Anfrage, die Social-Media-Kanäle einzufügen. Wir haben unsere Social Media Präsenz verstärkt und wollten unsere Partner:innen- und Kooperationspartner:innen mehr darauf aufmerksam machen, dass wir in den sozialen Netzwerken vertreten sind. Allerdings hatten wir immer das Problem, dass die Icons zwar irgendwie in Outlook eingefügt werden konnten, dabei jedoch immer wieder Probleme auftraten: Man konnte entweder nur Icons als Bilder einfügen oder nur ein Icon, oder wir konnten nicht alle verlinken und so weiter.

Wir hatten auch das klassische Problem, dass zum Beispiel das Weihnachtsbanner im Februar noch in den Signaturen war. Dafür mussten wir eine Lösung finden. Hier wollten wir wieder ein Stück weit die Kontrolle zurückgewinnen, um zeitlich begrenzte Kampagnen zu den richtigen Zeitpunkten zu schalten und diese dann auch wieder zu beenden, damit die Banner nicht weiter angezeigt werden.“

Was hat das für Ihren Arbeitsalltag bedeutet?

„Wir hatten einen sehr gemischten Salat an Signaturen. Es gibt dann doch immer wieder ein paar Mitarbeitende, die sich manuell irgendwelche Eigenheiten hinzufügen, weil sie eine speziellere Signatur oder vielleicht ein Sondersätzchen haben wollten. Das war einfach ein Wildwuchs.

Die Signaturen wurden einmal von unserem IT-Kollegen beim Jobstart eingerichtet, und dann gab es hin und wieder mal einen Reminder, die Mail-Signatur zu aktualisieren. Professionell wurden unsere Signaturen erst durch Mailtastic.

Zudem hat das unserer IT unnötigen Aufwand bereitet, und sie möchte sich verständlicherweise auf andere Themen im Unternehmen konzentrieren. Deshalb wollten wir das Signatur-Thema aus der IT auslagern. Natürlich haben Signaturen eine technische Komponente, aber darüber hinaus liegt die Gestaltung und die Corporate Identity für die Unternehmenssignaturen beim Marketing.“

Welches Ziel wollten Sie mit Mailtastic erreichen?

„Wir haben den Anspruch, gewisse Werbebotschaften oder Inhalte gezielter auszuspielen, um einen zu großen Streuverlust zu verhindern. Zum Beispiel möchten wir einem:r Vertriebspartner:in eine andere Mitteilung in der Signatur mitschicken als einem:r Kooperationspartner:in von einer Schule. Sie haben ganz unterschiedliche Informationsinteressen.

Ein weiteres Beispiel wäre die Kommunikation zwischen HR und Bewerber:innen. Solchen Empfänger:innen möchte unsere HR auch eine andere Nachricht mitsenden, anstatt Produkt XY zu bewerben.

Wir möchten unsere Signatur daher mehr als Werbeinstrument nutzen. E-Mails schreiben wir viele, und das möchten wir mit einem bestimmten Ziel hinterlegen und für unser Marketing nutzen.

Unser Ziel war es also, einerseits gezielte Werbebotschaften zu versenden und andererseits eine gewisse Kontrolle über die Signaturen im Unternehmen zu haben. Ich glaube, in diesem Fall braucht es Kontrolle, aber diese Option hatten wir nicht, weil alles dezentral und manuell war.“

Mit Mailtastic

Wie TELE Haase Mailtastic nutzt

Was hat sich bei TELE Haase durch die Einführung von Mailtastic geändert? 

„Zum einen haben wir nun eine viel schönere Signatur, die auch zeitgemäß ist und die wichtigen Informationen enthält, wie zum Beispiel unseren Website-Link, die Social Media Icons und auch das Logo-Bild. So wird unsere Unternehmensmarke durch eine visuell ansprechende Signatur gestärkt. 

Zudem sind wir jetzt auch in der Lage, unsere Botschaften viel schneller anzupassen. Vorher wäre es zum Beispiel nie möglich gewesen, für einen Messeauftritt drei oder vier Wochen lang ein zusätzliches Signatur-Banner einzufügen, nur um das in den E-Mails zu kommunizieren. Das wäre einfach vom Aufwand her nicht umsetzbar gewesen. Mit Mailtastic ist das jetzt viel flexibler und hilft uns, wichtige Inhalte zum richtigen Zeitpunkt zu kommunizieren.“

Banner-Kampagnen Beispiele von TELE Haase:

Wie sind die Signaturen in Ihrem Mailtastic Account strukturiert?

„Unsere Signatur-Banner haben wir abteilungsspezifisch und sprachlich in Deutsch und Englisch unterteilt. Zudem haben wir Kampagnen, die das gesamte Unternehmen betreffen und als Standardvorlage für alle Mitarbeitenden bereitgestellt werden. Darüber hinaus schalten wir Banner-Kampagnen für spezifische Zwecke, beispielsweise für Bewerber:innen oder saisonale Angebote. Wir nutzen hier die vielfältigen Möglichkeiten, die uns Mailtastic bietet.“

Warum TELE Haase Mailtastic empfiehlt

1. Einfache Handhabung
   „Während der Implementierung haben wir gemeinsam mit dem Mailtastic-Team die Basics erarbeitet. Danach konnte ich sofort beginnen und Signaturen sowie Banner nach unseren Anforderungen anpassen. Die Plattform ist dabei übersichtlich und intuitiv, sodass man schnell in der Umsetzung vorankommt, ohne sich lange damit befassen zu müssen.“
2. Anpassbar & nutzungsfreundlich
   „Besonders praktisch für uns ist die Möglichkeit, mehrere Banner-Kampagnen anzulegen. Wenn eine Abteilung mit verschiedenen Empfänger:innengruppenper E-Mail kommuniziert, können Mitarbeitende während des Verfassens der E-Mail einfach das passende Banner auswählen.“
3. Schneller Support
   „Gelegentlich benötigten wir Unterstützung bei einigen technischen Hürden. Ich hatte immer das Gefühl, dass mir gerne geholfen wurde. Ich konnte immer schnell jemanden erreichen, der sich um das Problem gekümmert hat.“

Mit Mailtastic hat TELE Haase nicht nur die Verwaltung von E-Mail-Signaturen vereinfacht und flexibler gestaltet. Sie können jetzt auch gezielt Marketingbotschaften zur richtigen Zeit an die richtige Zielgruppe versenden. Das hat nicht nur die Arbeit erleichtert, sondern auch das Image des Unternehmens durch hochwertige Signaturen gestärkt und das Marketing gezielt unterstützt.