Die IT-Abteilung ist das technische Rückgrat vieler Unternehmen. Sie schützt vor Bedrohungen wie Ransomware-Attacken, pflegt und erweitert die IT-Infrastruktur und hilft bei technischen Problemen. Doch was passiert, wenn zusätzliche Aufgaben hinzukommen?
Der Alltag in der IT ist bereits stressig genug. In vielen Unternehmen muss die IT-Abteilung auch noch die kleinteilige und aufwändige Verwaltung von E-Mail-Signaturen übernehmen.
Deshalb betrachten wir im Folgenden:
- Welche Auswirkungen die Verwaltung von E-Mail-Signaturen auf die IT-Arbeitslast hat
- Wie E-Mail-Signatur-Verwaltung einfach und kostengünstig gelöst werden kann
- Wie Sie mit E-Mail-Signatur-Software die IT entlaste
Der Einfluss von E-Mail-Signatur-Verwaltung auf die Arbeitsbelastung der IT
Ohne die IT geht nichts. Ob Installation von Hard- und Software, Compliance-Lösungen oder IT-Tickets: IT-Mitarbeitende haben immer eine lange To-do-Liste.
Mehr als die Hälfte der IT-Spezialisten überlastet. (Quelle: Süddeutsche Zeitung) Hauptgründe sind Zeitdruck und hoher Arbeitsaufwand. Angesichts der zunehmenden Bedeutung der IT wird sich daran wohl kaum etwas ändern.
Was bedeutet es, wenn IT-Spezialisten auch noch die E-Mail-Signaturen erstellen, verwalten und implementieren müssen? Hier sind drei Szenarien, die den hohen Arbeitsaufwand für E-Mail-Signaturen deutlich machen.
Szenario 1: Signaturen mit Anleitung versenden
Der Prozess: Die IT-Abteilung erstellt die Signaturen als HTML-Template und sendet diese an alle Mitarbeitenden. Diese müssen die Signatur dann selbst in ihren E-Mail-Client einfügen.
Das Problem: Probleme bei der Einbindung der E-Mail-Signaturen können entstehen, da die Mitarbeitende die Anleitung und den Prozess möglicherweise nicht verstehen. Darüber hinaus besteht das Risiko, dass die Mitarbeitenden die Signatur nicht erst gar nicht einfügen, weil sie es vergessen haben oder es ihnen zu umständlich ist.
Die Folge: Viele E-Mail-Signaturen kommen wie ein Bumerang zur IT-Abteilung zurück – und zwar als Support-Ticket. Ob aufgrund von fehlenden technischem Know-how, oder weil die Signatur schlichtweg nicht eingebunden wurde: Die IT muss die Signaturen dann entweder selbst einrichten oder die Mitarbeitenden Schritt für Schritt anleiten, was viel Zeit kostet.
Szenario 2: Die DIY-Lösung
Der Prozess: Die Mitarbeitenden der IT-Abteilung fügen die E-Mail-Signaturen selbst ein – und zwar direkt am PC jedes Mitarbeitenden.
Das Problem: Das manuelle Einbinden der E-Mail-Signaturen nimmt extrem viel Zeit in Anspruch, gerade bei größeren Unternehmen.
Die Folge: Statt sich voll und ganz auf die wichtigen Themen wie IT-Sicherheit konzentrieren zu können, muss das IT-Personal auch noch E-Mail-Signaturen implementieren.
Szenario 3: Signaturen per Code einfügen
Der Prozess: Die IT-Abteilung nutzt Skripte, zum Beispiel in PowerShell, um die Signaturen per Code einzufügen.
Das Problem: Neben dem Aufwand für das Erstellen der Skripte müssen diese auch regelmäßig gewartet werden. Kleine Updates können dazu führen, dass die Skripte angepasst werden müssen, was nur die IT-Abteilung erledigen kann. Außerdem sind die Gestaltungsmöglichkeiten bei Skripten eingeschränkt.
Die Folge: Bei z. B. Schnittstellenänderungen müssen die Skripte angepasst werden, was Zeit und IT-Know-how erfordert. Erwartungen von Marketing an das Signatur-Design können mit Skripten nicht immer erfüllt werden.
Warum die Verwaltung von E-Mail-Signaturen Stress für die IT bedeutet
Durch die zunehmende Bedrohung von Cyberattacken und Datenlecks hat die IT bereits alle Hände voll zu tun. Das Einbinden, Pflegen und Troubleshooting von E-Mail-Signaturen stellt daher eine zusätzliche Belastung dar. Wichtige Ressourcen werden dadurch massiv beansprucht, obwohl sie an anderer Stelle deutlich wertvoller wären.
Dauerhafte Belastung
E-Mail-Signaturen müssen gepflegt und aktualisiert werden. Neue Mitarbeitende, neue interne Positionen (z. B. nach Beförderungen) und andere Faktoren können sich schnell ändern. Die IT muss also wiederholt die Signaturen anpassen, um immer auf dem neuesten Stand bleiben zu können.
Anfragen und Tickets
Hinzu kommen Support-Tickets, die durch veraltete, fehlerhafte oder anderweitig problematische E-Mail-Signaturen verursacht werden. Dies führt zu zeitintensiver Kommunikation mit den Mitarbeitenden, um die Signaturprobleme zu lösen. Ganz zu schweigen von den Anfragen aus anderen Abteilungen. Schließlich möchte das Marketing-Team für die nächste Webinar-Kampagne eine schöne E-Mail-Signatur mit Banner haben. Hier gibt es immer wieder Anfragen zum Design, zu Verlinkungen oder zum Austausch von Grafiken und Bannern in den Signaturen.
Mehr Fehlerquellen
Durch eine dezentralisierte Implementierung der Signaturen erhöht sich das Risiko für Fehler. So kann bei codebasierten Signaturen bereits ein einfacher Tippfehler dafür sorgen, dass die Signatur nicht mehr korrekt angezeigt wird. Das ist zwar auch bei einer zentralisierten Lösung nicht unmöglich, hier lässt sich der Fehler aber schneller identifizieren und beheben, da die optimierte Signatur auf allen Geräten gleichzeitig aktualisiert wird.
E-Mail-Signatur-Software: Weniger Zeit mit Signatur-Verwaltung verbringen
Compliance, IT-Sicherheit, technischer Support: die Liste der Aufgaben einer IT-Abteilung ist ohnehin schon lang. Wie können Unternehmen professionelle E-Mail-Signaturen nutzen, ohne die IT unnötig zu belasten?
Hier kommt eine E-Mail-Signatur-Software ins Spiel. Diese bietet einen zentralen Ort, an dem Signaturen, Banner und andere Inhalte verwaltet werden. Das spart Zeit und bietet viele weitere Vorteile:
Mehr Freiraum für die IT
Die Zeit, die IT-Mitarbeitende dank der Software nicht mehr mit der Verwaltung von Signaturen verbringen, kann gewinnbringend eingesetzt werden. Ob zur Abwehr von Cyberbedrohungen, dem Ausbau der IT-Infrastruktur oder wichtigen Zertifizierungen wie ISO oder SOC II: Mit einer zentralisierten Lösung werden Ressourcen in der IT frei und dort eingesetzt werden, wo sie benötigt werden.
Professionelles Auftreten durch Konstanz
Unterschiedliche Versionen oder eine unprofessionelle Gestaltung von E-Mail-Signaturen können einen negativen Eindruck in der E-Mail-Kommunikation hinterlassen. Im schlimmsten Fall kann die Signatur für den Empfänger sogar wie eine Phishing-Mail wirken.
E-Mails sind digitale Visitenkarten und tragen nachhaltig zum Brand Building bei. Ein einheitliches Design, das Unternehmenswerte, Farben und Logos widerspiegelt, schafft ein einheitliches Markenbild. Bei einer manuellen Implementierung der Signaturen kann es allerdings zu Fehlern kommen. Mit einer E-Mail-Signatur-Software können Sie die Elemente Ihrer Corporate Identity von zentraler Stelle in alle Signaturen einfügen – mit wenigen Klicks.
Skalierbarkeit
Signaturen müssen ständig angelegt oder geändert werden, z. B. durch neue Mitarbeitende, Unternehmenswachstum oder neue Standorte.
Stellen Sie sich vor, Sie könnten eine E-Mail-Signatur per Knopfdruck an hunderte oder tausende Mitarbeitende gleichzeitig versenden. Statt Stunden, Tage oder Wochen mit manueller Einbindung zu verbringen, wird die neueste Signatur zeitsparend an alle Mitarbeitenden weitergegeben.
Berechnen Sie hier einmal, wie viel manuelles E-Mail-Signatur-Management Ihr IT-Team an Zeit und Geld pro Jahr kosten kann:
Mit E-Mail-Signatur-Software Zeit sparen
Ihre IT-Abteilung kämpft bereits mit Cyber Security, Compliance und anderen Herausforderungen. Aus diesem Grund ist es wichtig, Aufgaben, die keinen kritischen Einfluss auf die IT-Infrastruktur des Unternehmens haben und repetitiv sind, so weit wie möglich zu automatisieren.
Mit Mailtastic können Sie schnell und einfach E-Mail-Signaturen erstellen, verwalten und anpassen. Mailtastic kann mit Microsoft 365 und Google Workspace integriert werden. Rollen Sie Ihre Signaturen mit wenigen Klicks unternehmensweit aus und automatisieren Sie alle Updates durch die Synchronisation mit Ihrem Directory. E-Mail-Benutzer sehen Ihre Signatur und Signatur-Banner beim Verfassen ihrer E-Mail und können diese mit einem Klick in ihre E-Mail einfügen. So sparen Sie und Ihre Mitarbeitenden wertvolle Zeit, die an anderer Stelle besser genutzt werden kann.
Buchen Sie jetzt Ihre Demo und überzeugen Sie sich selbst von den Vorteilen von Mailtastic. Vereinfachen Sie den Workflow für die Erstellung und Pflege der E-Mail-Signaturen und reduzieren Sie den Arbeitsaufwand für Ihre IT-Abteilung.
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